Ga naar de hoofdcontent Pijl naar beneden icoon
Jolanda van Dijk

Jolanda van Dijk

adviseur organisatieontwikkeling

Een kwestie van vertrouwen

Schande. Weer een organisatie die er financieel een puinhoop van maakt. Weer een falend bestuur. Hoe kan zoiets gebeuren? Wie heeft er zitten slapen?

Komt goed

De voorzitter heeft zich al een jaar verdiept in het onderwerp. Hij sprak met verschillende mensen en heeft goede voorbeelden bestudeerd. Hij brengt het onderwerp voor de eerste keer ter sprake. "Beste mensen, ik heb er lang over nagedacht: deze gouden kans mogen we niet laten lopen. Schrik niet van de begroting, daar zoeken we wel een sponsor bij."

Voor het gemak heeft hij een deskundige uitgenodigd om de vervolgstappen toe te lichten. Waar hij al een jaar mee bezig is, moeten de andere bestuursleden ter plekke in 15 minuten verteren. De voorzitter doet de inhoudelijk twijfels af als 'gezeur' en sust de financiële vragen met een 'komt goed'. 

Op deze kleurrijke illustratie zie je een vrouw in rode rok rennend over een bruin slap koord terwijl zij AAAAAAH! roept. In haar hand een gele paraplu waarmee zij haar evenwicht bewaart en achter haar de letters AAH! Mogelijk rent iemand achter haar op hetzelfde koord. Onder de vrouw in rode rok zie je een zee die zich tot in de verte uitstrekt met recht onder haar drie zeemonsters die hongerig naar haar opkijken en een krokodil. De krokodil kauwt op een mensenvoet. Onder haar collega achter haar, die we behalve AAH! verder niet zien in het beeld, zwemt een vierde geel/oranje zeemonster dat verlekkerd omhoog kijkt. Rechts in het beeld zien we het gezicht van een man met een pet op. Op de pet lezen we ‘Chef’. De chef kijkt op zijn mobiel waaruit ‘Ping’ klinkt. ‘Komt goed’, zegt de chef glimlachend, terwijl hij heel de situatie om hem heen niet lijkt te zien. Hij ziet slechts zijn telefoon. Onder de chef klauteren vijf bevers via een ladder omhoog. Twee ervan zijn bij het koord aangeland en knagen dit koord kapot. De rafels zie je al verschijnen. Nog even knagen, en het koord breekt.
Illustratie: Leontine Hoogeweegen, www.tienstekenlab.nl

Open cultuur

Een bestuur is geen gelegenheidsgroepje. Hoe groot of klein de organisatie ook is, het bestuur geeft leiding aan een formele organisatie. Daar horen verantwoordelijk- en aansprakelijkheden bij. Vastgelegd in statuten en bijvoorbeeld een huishoudelijk reglement en/of governance code. De bedoeling van deze formele stukken is het faciliteren van een open cultuur. Waarbij elkaar bevragen en aanspreken op gedrag gestimuleerd en gewaardeerd wordt.

Governance

Moeilijke zaken bespreek je het beste in goede tijden. Maar wat moet je precies afspreken met elkaar?

  1. Zorg voor scheiding in uitvoer en controle. Voorkom 'dubbele petten'. 
  2. Rollen: help elkaar de verantwoordelijke rol te nemen. Help de ALV hun verantwoordelijke taak goed uit te voeren door ze goed en tijdig te informeren. Maak er geen rituele dans van.
  3. Zorg dat de financiën gekoppeld zijn aan de plannen. Hoeveel geld is er nodig om alle activiteiten uit te voeren?
  4. Twee paar ogen en een kascommissie zijn nodig voor betalingen en controle.
  5. Anbi? Maak gegevens over bestuursleden, jaarverslag, -jaarrekening en beloningsbeleid openbaar.
  6. Spreek een gedragscode af en zorg voor een klachtenreglement.
  7. Houd je aan de wet (b.v. vrijwilligersvergoeding, bescherming persoonsgegevens).

Naar de haaien

Wat doe jij als je als bestuurslid onder druk wordt gezet? Zeg je ja? Durf je hardop te zeggen dat je overvallen bent en wilt nadenken? Of ben je goed van vertrouwen en laat je het gebeuren? Neem je verantwoordelijkheid of riskeer je voer te worden voor de haaien?