Ga naar de hoofdcontent Pijl naar beneden icoon

Een online ALV organiseer je zo - 10 tips

De algemene ledenvergadering (ALV) is voor patiëntenverenigingen verplicht. Maar een bijeenkomst houden, kan voorlopig niet vanwege het coronavirus. Vereniging OOG in OOG organiseerde een online ALV.

Vereniging OOG in OOG heeft de ALV inmiddels online gehouden. We vroegen voorzitter Tonnie Landman naar haar ervaring en tips voor collega-organisaties.

Online ALV tijdelijk rechtsgeldig

Iedere vereniging is verplicht binnen 6 maanden na afsluiting van het boekjaar een algemene ledenvergadering te houden. Dankzij een spoedwet mag dat tijdelijk ook online. Wel gelden er voorwaarden:

  • leden kunnen tot 72 uur voor de vergadering schriftelijk of elektronisch vragen stellen
  • deze vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord
  • de antwoorden worden toegankelijk gemaakt voor leden.

Om misverstanden over besluiten die in de vergadering genomen zijn te voorkomen, is het aan te raden om de ALV integraal op te nemen.

Aan de slag met Microsoft Teams

Via de werkgever van de communicatiemedewerker kreeg Vereniging OOG in OOG Microsoft Teams ter beschikking voor de online ALV. Het is 1 van de vele middelen voor online bijeenkomsten. Daarmee was de techniek alvast geregeld. Je kunt er de vergadering bovendien mee opnemen en een presentie mee afspelen door je scherm met anderen te delen. Maar hoe dan verder?

Tijdig aankondigen

Leden vinden de ALV niet bepaald de leukste activiteit van hun vereniging. De opkomst is dan ook vaak bedroevend laag. “Normaal houden wij de ALV tijdens de jaarlijkse contactdag in het voorjaar. Daar komen zo’n 40 tot 50 leden die meestal wel blijven voor de vergadering. Nu hebben we die combinatie niet, dat zie je terug in de magere 7 aanmeldingen”, vertelt Tonnie Landman.
Tijdig aankondigen is daarom van belang en misschien zorgt een leuk aanvullend programmaonderdeel voor een hogere opkomst.

Maak een duidelijke handleiding

Ga er niet vanuit dat iedereen snapt hoe een online vergadering werkt. Maak een duidelijke, eenvoudige handleiding. Een knoppeninstructie zoals Vereniging OOG in OOG die maakte voor de online vergadertoepassingen Microsoft Teams en Zoom. Met dank aan Vereniging OOG in OOG mogen collega-organisaties hier gebruik van maken. Ons secretariaat mailt het je op verzoek. Vermeld in de onderwerpregel: handleidingen OOG in OOG.

Maak goede afspraken

“Naast de handleiding geef je deelnemers nog wat instructies. Zo vragen wij deelnemers hun microfoon uit te zetten. Overigens kan de voorzitter dat ook op afstand instellen. Dat voorkomt een kakofonie van omgevingsgeluiden. Als iemand iets wil vragen of zeggen, kan hij of zij dat melden in de chat, waarna je als voorzitter van de vergadering mensen het woord geeft. Pas dan zetten zij hun microfoon aan.”

Wie zwijgt, stemt toe

Tijdens een ALV moeten de leden vaak stemmen en in ieder geval de jaarstukken goedkeuren. Vereniging OOG in OOG draaide het principe om naar: wie zwijgt, stemt toe. Uiteraard door eerst luid en duidelijk te vragen of er iemand bezwaar heeft. Komt er geen bezwaar, dan is het besluit aangenomen.

10 tips voor een online ALV

Tot slot zetten we de tips van Vereniging OOG in OOG op een rij:

  • Zorg dat deelnemers zich van tevoren aanmelden voor de ALV. Nodig hen uit om vragen vooraf per mail in te dienen (met sluitingstermijn).
  • Stuur de inschrijvers voor de ALV een korte handleiding. Denk aan een variant voor Apple-gebruikers.
  • Neem alle spelregels op in de handleiding; zoals de procedure om te stemmen en eerst aankondigen in de chat dat je iets te vragen of te melden hebt.
  • Verstuur 1 week van tevoren alle documenten die voor de ALV noodzakelijk zijn.
  • Maak een presentatie om tijdens de vergadering te delen via het systeem.
  • Schrijf je presentatie / script volledig uit. Dit zorgt voor een efficiënte vergadering.
  • Verdeel de taken voor tijdens de vergadering, bijvoorbeeld: voorzitter doet het woord, secretaris bedient de chat, bestuurslid verzorgt het schermdelen.
  • Houd een generale repetitie en neem hier de tijd voor.
  • Meld vooraf dat er een opname gemaakt wordt en wat je daarmee doet (privacywetgeving).
  • Sluit de vergadering af met een bedankje en vraag iedereen de microfoon aan te zetten voor een gezellige afsluitende kakofonie. Dit zorgt voor verbondenheid.

Bekijk ook de informatieve webinar over de digitale ALV van de Nederlandse Associatie.

Meer over online bijeenkomsten

Dit is deel 2 uit de serie artikelen over online bijeenkomsten.
Lees ook:

Meer weten over de online ALV?

Heb je nog vragen over online bijeenkomsten? Neem contact op met Jolanda van Dijk.