Ga naar de hoofdcontent Pijl naar beneden icoon

Een online contactdag en game event organiseer je zo – top tips

Stichting Gilles de la Tourette organiseerde een digitale contactdag. Met online gamemiddag voor de jeugd. Hoe doen ze dat?

PGOsupport krijgt veel vragen over online bijeenkomsten. Daarom verzamelen we de ervaring en tips van collega-organisaties.

De jaarlijkse contactdag stond gepland. En toen kwam corona. Nog voor het officieel moest, besloot stichting Gilles de la Tourette de contactdag te annuleren. “Onzekerheid is voor iedereen onprettig, maar zeker voor mensen met dit syndroom”, vertelt Laura Beljaars, bestuurslid van de stichting.

Het wordt grandioos of het wordt niks

Succesnummer van de contactdag zijn de speeddates met psychologen, psychiaters en neurologen. Daar kunnen ouders en patiënten terecht met hun vragen. Toch zonde als die gelegenheid dit jaar voorbij zou gaan.

“Toen opperde een zorgprofessional uit onze raad van advies: waarom doen we het niet online? Goed idee, maar daar hadden we nog geen ervaring mee. We zijn de uitdaging aangegaan met het idee het wordt niks of het wordt grandioos.”

Gestroomlijnde sessies

Het werden 2 grandioze webinars: 1 met de algemene presentatie over Tourette en 1 vragensessie met de zorgexperts. “Dat verliep goed. Je denkt van tevoren dat iedereen door elkaar gaat praten, maar met regie door een goede gespreksleider valt dat erg mee.”

De meesten hadden de microfoon uit, iedereen stelde de vragen via de chat en de gespreksleider legde de vragen voor aan de relevante zorgprofessional. De vragensteller zette de microfoon pas aan voor een reactie of vervolgvraag.

“Mooi om te zien dat mensen ook persoonlijke vragen durfden te stellen.”

GoToMeeting

De stichting gebruikte het betaalde online vergaderprogramma GoToMeeting omdat een bestuurslid dat kon verzorgen. Nadeel is dat deelnemers het eerst moeten installeren. Maar daarna werkt het prima. Er kunnen tot 150 mensen deelnemen. Het werden er in deze meeting 20.

“Dat is niet zoveel, vergeleken met de 300 die op de fysieke contactdag komen. Hoewel we het flink hebben gepromoot op Facebook. Misschien komt het doordat inschrijving niet nodig was. Laat je mensen inschrijven dan is het commitment wellicht groter.

Bovendien is het nieuw en deden we dit voor het eerst. De meeting zelf was geslaagd, het intieme karakter was ook wel goed om mensen hun vragen te laten stellen.”

Online gamen voor de jeugd

En dan het verrassende middagprogramma: online gamen voor de jeugd. Hier was de opkomst juist groter dan normaal. Normaal? Jazeker, sinds een paar jaar organiseert de stichting gamemiddagen voor jongeren met Tourette. Die vinden plaats bij de Hogeschool Utrecht, waar ze met allerlei gameconsoles aan de slag kunnen.

“En toen kwam het gedurfde plan om ook dat online te doen.”

Dé manier om jongeren te betrekken

“Het is heel spannend en lijkt een technische uitdaging, maar het is zo leuk. Er is altijd wel een gamer in de relatiekring die je wil helpen om dit te organiseren.

Want heus, vraag je je af hoe je jongeren bij je organisatie kunt betrekken? Nou, met online gamen dus. Op de fysieke gamedagen komen er zo’n 15 tot 20. Aan de online versie deden er 40 mee.”

Minecraft en Fortnite

“We vroegen de jeugd eerst welke games ze het meest spelen. Dat bleken Minecraft en Fortnite.

In Minecraft kun je van alles bouwen, Fortnite is meer om te battelen. De meesten hadden die games al, maar voor wie het nog niet had, hebben we licenties aangeschaft. Dat kost wat, maar de opbrengst is groot.”

Van Discord tot gameserver

“Behalve die gamelicenties heb je ook nog toegang nodig tot Discord. Dat is dé omgeving waarin gamers via chat of de headset contact hebben met elkaar tijdens het gamen. Daarin hebben ze hun eigen nickname (schuilnaam).

Dus vraag elke deelnemer naar die nickname, dan weet je wie erachter zit. Koppel daar het telefoonnummer van een ouder aan. Mocht er iets vervelends gebeuren in het spel, dan kun je de ouders bereiken.”

“Vervolgens heb je een gamerserver nodig, waarin ze kunnen spelen. Dat kost niet zoveel, maar er zijn 2 versies. Dus zorg dat iedereen de juiste versie heeft.

Laat de deelnemers een dag van tevoren alle installaties doen, dan kunnen ze op de dag zelf direct van start.

Stel een gamekenner aan die op afstand kan helpen. Ja, je leert heel veel in korte tijd, als je hiermee aan de slag gaat.”

Vrijwilligers 07.00 uur al online

“Het gamen begon om 13.00 uur. Vrijwilligers Marvin en Jasper waren voor de zekerheid om 07.00 uur al online om de techniek te checken en waar nodig bij te sturen. Maar als het eenmaal loopt, dan loopt het.”

Superleuke middag

“Het ging echt supergoed. De kinderen hebben heel goed samengewerkt. We hebben de servers open laten staan. Dus ze kunnen er in principe mee door.

Het is echt voor herhaling vatbaar. En dat is nu makkelijker, want de blauwdruk ligt er.”

Meer over online bijeenkomsten

Dit is deel 4 uit de serie artikelen over online bijeenkomsten.

Lees ook:

Meer weten over online bijeenkomsten?

Neem contact op met Jolanda van Dijk.