Ga direct naar de content

Online bijeenkomst? Ga zelf aan de slag!

4 december 2020

Wat was het gaaf, de PGOsupport-talkshow op 1 oktober 2020. We stonden met knikkende knieën, maar gewapend met een maandenlange voorbereiding, in de studio. We hadden een afwisselend programma in elkaar gezet over samen werken aan betere kwaliteit van zorg en leven met inzet van het patiëntenperspectief. In september besteedden we er al 4 keer aandacht aan in onze inspiratiesessies. De talkshow was de kers op de taart: een mooie afsluiter van een inspirerende en leerzame maand.

Blog van Ruben Bos, voormalig adviseur leren en ontwikkelen.

Deel deze pagina:

We ontvingen een heleboel leuke reacties! En vaak werden ze gevolgd door vragen als: Hoe doe je dat nu, zo'n online sessie organiseren? Wat heb je ervoor nodig? Waarmee moet je allemaal rekening houden? En is het niet ontzettend duur om zo’n talkshow te organiseren?

Maak een realistische afweging

Wanneer je een dergelijk evenement wil organiseren, is een realistische afweging belangrijk. Hoeveel menskracht is er beschikbaar, hoeveel tijd, hoeveel geld? De beschikbare middelen vormen een deel van de afweging, het resultaat dat je kunt verwachten het andere deel. Voor onze talkshow geldt: dit hadden we niet alleen gekund. We hadden een heleboel hulp van een congres- en evenementenbureau. De show werd voorgezeten door een gastheer, uitgezonden vanuit een externe studio met meerdere camera's én was voorzien van een netwerkmogelijkheid.

Meer betekenen dan je denkt

De 4 online inspiratiesessies konden we daarentegen wel prima zelf verzorgen. We zonden uit vanaf het kantoor van PGOsupport, in een Zoom-bijeenkomst. De sprekers gebruikten de webcam en microfoon van hun laptop en deelden zelf hun presentatie met de deelnemers.

Zonder externe professionals kan ook jij online meer voor je doelgroep doen dan je denkt.

Een collega zorgde als ‘dagvoorzitter’ voor een korte opening en afsluiting, en hield de chat in de gaten voor inhoudelijke vragen. Deze speelde ze tussentijds door naar de sprekers. Zelf zorgde ik dat de juiste mensen in beeld waren, dat de sessie werd opgenomen en hield ik in de gaten of alles technisch werkte.

Ik durf je dan ook te verzekeren: zonder de inzet van externe professionals kan ook jij online veel meer voor je doelgroep betekenen dan je denkt. Maar dan moet je wel eerst weten waaraan je doelgroep behoefte heeft. Je kunt natuurlijk wat experimenteren en kijken hoe de reacties zijn, maar je kunt je tijd maar één keer 'uitgeven'.

Misschien organiseert de ene organisatie een webinar en is dat voor hen een groot succes, maar heeft jouw achterban meer behoefte aan online lotgenotencontact. Laat je niet bij voorbaat verleiden door alle technische mogelijkheden of door wat nu ‘in’ is. Focus op datgene wat het meeste impact heeft voor jouw doelgroep.

Focus op datgene wat het meeste impact heeft voor jouw doelgroep.

Aan de slag!

Als je vervolgens weet wat je wilt organiseren, hoe pak je dat dan aan?

Maak een planning

Maak allereerst een goede planning. Als je gewend bent de meeste activiteiten op locatie te doen, ga je nu nieuw terrein verkennen. Probeer jezelf de tijd te gunnen om dat goed te doen. Bij een face-to-face bijeenkomst denk je na over meer dan alleen de inhoud, dus doe dat ook bij een online bijeenkomst.

Hoe kunnen mensen zich inschrijven? Waar vindt de bijeenkomst plaats? Welke rollen moeten er daarbij vervuld worden en wie gaat dat doen? Hoe lang kan de bijeenkomst duren? En wat is dan een goed moment voor pauze? Neem ook de techniek vanaf het begin mee: welk platform gebruiken we, moeten we daar nog een licentie voor aanschaffen, weet iedereen hoe het werkt?

Denk ook bij een online bijeenkomst na over meer dan alleen de inhoud.

Zorg voor een draaiboek

Zorg daarnaast tijdig voor een volledig draaiboek. Weet wie er op welk moment iets gaat vertellen en hoe lang dat duurt. Plan ook momenten van interactie in: wanneer moet het publiek iets doen en hoe? Het kan handig zijn je bijeenkomst te beginnen met een paar 'huisregels', bijvoorbeeld over het stellen van vragen en het gebruik van de chat, camera en microfoon.

Denk na over het beeld

Denk ook na over het beeld. Film je bijvoorbeeld met de webcam van je laptop? Kijk dan goed waar je gaat staan of zitten. Probeer een rustige achtergrond te vinden en zorg voor goede verlichting. Dit kan een studiolamp zijn, maar een groot raam of een schemerlamp is vaak al voldoende. En ben je goed verstaanbaar? Test van tevoren of je microfoon werkt.

Uiteindelijk draait het om wat de kijker in beeld ziet.

Wees creatief

Wees creatief en durf om je heen te kijken. De sprekers van onze sessies wilden graag staan, maar de tafel was niet hoog genoeg. Dus plaatsten we buiten beeld op de tafel nog een prullenbak en een theedoos. Zo was de laptop mooi op ooghoogte. We knoopten een grote klok aan een lamp, zodat sprekers makkelijk de tijd in de gaten konden houden. Dat lijkt misschien allemaal niet zo professioneel, maar uiteindelijk draait het om wat de kijker in beeld ziet.

En de kosten?

En geld? Dat hoeft geen belemmerende factor te zijn om online talkshows, webinars of lotgenotencontact te organiseren! Om een voorbeeld te geven: een Zoom-licentie waarbij je 100 mensen kunt laten deelnemen aan je sessie kost € 14,- per maand (en kan ook voor één maand worden afgesloten).

Deel jouw succesverhaal!

Veel organisaties weten ons te vinden met hun vragen over online sessies. Deel ook zeker jullie succesverhalen en leerzame ervaringen met ons, daar leren wij ook weer van. En wil je samen eens sparren over een praktische opzet voor jullie bijeenkomst? Bel of e-mail me, ik denk graag mee!

Lees meer

Lees ook:

Tips voor online werken, leren en ontmoeten