Stappenplan: achterbanraadpleging tijdens ledenbijeenkomst

30 januari 2023

Met een beetje geluk melden zich veel mensen aan voor je leden-, vrijwilligers- of familiedag. Mensen met wie je misschien niet vaak contact hebt. Dat biedt een uitgelezen kans om een achterbanraadpleging te doen. Een mooie bijvangst van je bijeenkomst. 5 stappen om dit praktisch aan te pakken.

Deel deze pagina:

In gesprek

Zo’n dag waarbij jullie en je achterban elkaar in het echt zien is een uitstekende kans om in gesprek te gaan. Om je achterban of vrijwilligers een vraag voor te leggen over kwesties die bij het bestuur op de agenda staan. Zoals:

welke activiteiten moeten we vooral mee doorgaan
waar kunnen we beter mee stoppen
welke zaken zijn belangrijk voor het nieuwe jaarplan
of een andere actuele kwestie die bij jullie speelt.

3 mensen plakken geeltjes tijdens een raadpleging van een patiëntenorganisatie — Geeltjes plakken voor een raadpleging tijdens een bijeenkomst

Stappenplan

We geven een praktisch stappenplan voor zo’n raadpleging tijdens je bijeenkomst.

Stap 1: Het begint met het doel

Overweeg je om de deelnemers aan je bijeenkomst vragen te stellen? Bedenk dan eerst wat je ermee wil bereiken. Geef aan WAT je wilt onderzoeken en WAAROM je dat gaat doen. Bijvoorbeeld: wij willen weten met welke activiteiten wij kunnen stoppen, zodat we onze tijd en ons geld kunnen besteden aan activiteiten die meer impact maken.

Vragen die je hiervoor kunt stellen zijn bijvoorbeeld:

Wat van het aanbod van onze organisatie vind je belangrijk?
Welke onderdelen van onze organisatie krijgen nu te veel aandacht? Ofwel: wat mag minder prioriteit krijgen?
Waar mogen we mee stoppen?

Bedenk eerst wat je ermee wil bereiken: wat wil je onderzoeken en waarom?

Stap 2: Bepaal hoe je de vraag gaat voorleggen

Er zijn verschillende manieren om vraag en antwoord bij elkaar te krijgen. Een aansprekende manier is: schrijf je vraag op een groot stuk papier. Laat de deelnemers hun reactie op een post-it zetten, die ze op het papier plakken.
Het kan ook digitaal bijvoorbeeld met Miro, een online post-it bord. Kies in ieder geval een manier die past bij de doelgroep.

Heb je ruimte in de agenda van de bijeenkomst? Dan kun je de raadpleging onderdeel maken van het programma. Bied het aan als workshop waar mensen voor kunnen inschrijven. Dan kun je echt in gesprek en doorvragen op de wensen en ideeën die er leven. Zo weet je ook of de mensen die zich hebben ingeschreven representatief zijn voor jullie achterban.

Geen ruimte in de agenda? Dan kondig je aan dat op de locatie van de dag een papier hangt met een vraag die je graag beantwoord wilt hebben. Je bezoekers kunnen zelf actie ondernemen door een post-it te plakken. Moedig in de loop van de dag mensen aan om iets op te schrijven, bijvoorbeeld tussen workshops of lezingen door.

Stap 3: Communiceer over de resultaten

Aan het eind van de dag of workshop geef je een samenvatting van de antwoorden die zijn gegeven. En je vertelt wat jullie met de antwoorden gaan doen.

Vertel iets over wat je het meest is opgevallen of bijgebleven van de workshop, of van de opmerkingen op de post-its. Dat is voor de deelnemers fijn om te horen en het toont de betrokkenheid van de organisatie.

Heb je ruimte in de agenda? Maak de raadpleging onderdeel van het programma!

Stap 4: Geef je grenzen aan en pak je kans

Bij het doornemen van de antwoorden kun je al een inschatting maken van wat realistisch is. Stel, de deelnemers geven aan dat ze een nieuw ledenblad willen. Dat is een kostbaar en tijdrovend project waar veel mankracht voor nodig is. Als daar geen mensen of middelen voor zijn dan kun je dat meteen aangeven. En daarbij een oproep doen om bijvoorbeeld vrijwilliger te worden. Want met meer vrijwilligers kun je zo’n project misschien wél realiseren.

Stap 5: Terugkoppeling

Hou je achterban op de hoogte van wat je gaat doen met de informatie die je hebt opgehaald. Dat kan je doen aan het eind van de dag of sessie, in een bericht op de website en nieuwsbrief, in een e-mail. Gebruik verschillende kanalen om mensen te informeren.

Hou je achterban op de hoogte van wat je gaat doen met de opgehaalde informatie.

Daarbij kun je ook een oproep doen om te reageren op de acties die jullie wel of niet gaan ondernemen na de informatie die is opgehaald. Zo toets je je vraag op verschillende manieren, op verschillende plekken en bij verschillende mensen. Daarmee krijg je feedback over hoe je plan overkomt en of er verbeterpunten zijn. Dat helpt weer om het idee te verbeteren voordat je het in de praktijk brengt.

Jouw vraag over achterbanraadpleging

Alle patiënten- en cliëntenorganisaties kunnen bij PGOsupport aankloppen voor advies of een verkennend gesprek over hoe je een achterbanraadpleging aanpakt. Heb je een vraag? Bel, mail of maak een afspraak met Caroline Donner, onze adviseur achterbanraadpleging.