5 valkuilen bij vrijwilligers werven

7 januari 2021

Je patiëntenorganisatie heeft alles al geprobeerd. Maar al die tips en adviezen over vrijwilligers werven, bij jullie werken ze gewoon niet. Denk je dat echt? Of is er iets anders aan de hand?

Deel deze pagina:

Volgens schattingen van het CBS doet bijna de helft van alle Nederlanders vrijwilligerswerk. En dan zou er niemand interesse hebben in een functie bij jouw organisatie?

“Onzin, ik geloof er niets van”, zegt Jolanda van Dijk, adviseur organisatieontwikkeling. “Met zoveel potentiële vrijwilligers moeten er toch voor iedere organisatie mensen te vinden zijn?”

Waarom lukt het niet?

“Als er zoveel kandidaten beschikbaar zijn en er komt niemand op je vacature, dan doe je iets niet goed. Ik zie vaak dat organisaties denken dat ze alle adviezen en tips opvolgen, maar dat in werkelijkheid niet doen. Of dat ze het op een onhandige manier doen. Waarschijnlijk zijn ze dan in een valkuil getrapt. Het ligt voor de hand om te doen wat je vroeger geleerd hebt, maar dat werkt nu niet meer.”

Als er zoveel kandidaten beschikbaar zijn en er komt niemand op je vacature, dan doe je iets niet goed.

Wervingsproces

Hoe ziet het wervingsproces eruit?

“Kort gezegd, begint het met een profiel opstellen. Vervolgens maak je een wervende vacaturetekst en dan ga je werven. In dat proces kom ik 5 valkuilen tegen.”

Valkuil 1: onduidelijk profiel

“Vaak weten organisaties niet goed wie ze zoeken. Het profiel is onduidelijk en dat maakt ook de vacature onduidelijk. Daarmee straal je al gauw uit dat iedereen welkom is. Nee, niet iedereen is welkom.

Om de juiste vrijwilliger op de juiste plek te krijgen, moet de functie klip en klaar zijn. Wat gaat de vrijwilliger precies doen? Je kunt niet een penningmeester of een voorzitter zoeken zonder dat je weet wat die gaat doen.”

Om de juiste vrijwilliger op de juiste plek te krijgen, moet de functie klip en klaar zijn.

Maar dat is toch helder? Een penningmeester beheert penningen en een voorzitter zit voor.

“Dat is wel zo, maar die rollen kun je heel verschillend invullen. Want, moet die penningmeester ook zelf de declaraties afwikkelen of alleen de financieel strategische besluiten nemen? Dat zijn heel verschillende rollen.
Ook de voorzittersrol kan sterk verschillen. Is de voorzitter vooral het gezicht naar buiten? Of alleen degene die de vergaderingen in goed banen leidt? Of ook iemand die antwoord geeft op medische vragen?

Als dat niet helder is, dan kan zich een vrijwilliger aandienen die denkt de strategische lijnen te gaan uitstippelen. En dan moet hij of zij opeens naar allerlei koepelvergaderingen, op TV als dat gevraagd wordt, in de krant… maar hé, dat was niet de bedoeling. Alleen, dat wordt vaak niet vooraf bedacht en besproken.”

Valkuil 2: karaktereigenschappen vergeten

“Vaak wordt ook niet stilgestaan bij de gewenste persoonlijkheid. Er is wel oog voor de kennis en competenties van de kandidaat, maar niet voor de karaktereigenschappen. Hij of zij moet dit en dat kunnen en liefst hoger opgeleid zijn… maar, wat is de cultuur van jullie club en welk type mens past daarbij?

Wanneer je zowel de rol als het karakter van de kandidaat niet goed voor ogen hebt, dan wordt het opstellen van de vacaturetekst ook lastig, valkuil nummer 3.”

Valkuil 3: vage, formele vacaturetekst

“Vaak zie ik vacatureteksten waarvan ik denk: poeh, poeh, het lijkt wel of het om een topfunctionaris van Shell gaat. Een enorm eisenpakket, met de uitstraling van een superprofessionele en formele organisatie.”

Besef wie je bent en wat daar bij past.

“In werkelijkheid gaat het dan om een organisatie met 2.000 leden, een handjevol vrijwilligers en een informele club. Waar het misschien juist niet zo strak georganiseerd, maar wel heel gezellig is en waar bovendien veel bereikt wordt. Besef wie je bent en wat daar bij past.“

“Ook het taalgebruik is vaak heel formeel en opgeblazen. Saai, afstandelijk, niet meer van deze tijd en zeker niet passend bij een vrijwilligersorganisatie. Een verklaarbare valkuil, want veel bestuurders komen uit het bedrijfsleven en zijn die manier gewend. Maar de dynamiek van een betaalde werkomgeving is anders dan die van een vrijwilligersorganisatie.”

Valkuil 4: plaatsen en afwachten

“Als het eenmaal gelukt is een wervende vacaturetekst te schrijven, wordt die nogal eens op de website of in het blad geplaatst en wachten we af. Dat werkt niet. Wie komt er tegenwoordig nog uit eigen beweging op een webpagina? We googelen wat af, zitten op social media en komen zo middenin websites terecht.

Om vrijwilligers te interesseren moet je actief zijn, reuring maken, uitdragen dat je een leuke club bent.

Bovendien moet je om vrijwilligers te interesseren actief zijn, reuring maken, uitdragen dat je een leuke club bent. Zodat kandidaten denken: ik weet niet wat daar gebeurt, maar het ziet er leuk uit, daar wil ik bij horen. Dat is totaal iets anders dan een formele oproep op de website zetten en maar hopen dat er iemand komt.”

Valkuil 5: behoeften vrijwilliger vergeten

“Tot slot een klassieke valkuil: alleen vertellen wat je van de kandidaat verwacht of wat er nodig is, zonder besef dat de vrijwilliger ook iets komt halen. Probeer je in te denken wat de vrijwilliger zoekt: een nuttige bezigheid, erkenning, gezelligheid, opleidingsmogelijkheden, iets bereiken in de zorg… Daarover lees je bijna nooit iets in vacatureteksten. Maar, vraag en aanbod moeten matchen.”

Bonus: tip!

Tot slot heeft Jolanda toch een tip: “Heb je je vacaturetekst klaar, leg hem eens voor aan het thuisfront, de vrienden van je kinderen of aan je buurvrouw. Vraag eerlijke feedback. Je zult zien dat een frisse blik verhelderend werkt.