Vrijwilligerswerk? Leg afspraken en regels vast

16 september 2021

Het jawoord is gegeven; iedereen is blij en gelukkig. Afspraken en regels? Dat komt later wel. Geen zorgen voor morgen! Een organisatie is natuurlijk geen huwelijk, maar samenleven verschilt niet zoveel van samenwerken: het geeft gegarandeerd gedoe. Hoe ga je daar mee om?

Blog van Jolanda van Dijk.

Deel deze pagina:

Op je trouwdag denk je niet aan een mogelijke scheiding. Toch eindigt 50% van de huwelijken daarin. Van ‘als vrienden uit elkaar’ tot complexe vechtscheidingen. De romantiek ver te zoeken. Omdat samenleven moeilijk kan zijn, ligt er onder een huwelijk een contract. Houvast in moeilijke tijden.

Samenwerken geeft gedoe

Nu is een organisatie natuurlijk geen huwelijk, maar samenleven verschilt niet zoveel van samenwerken: het geeft gegarandeerd gedoe. Misverstanden, verschillen in verwachtingen, botsende belangen, teleurstellingen; het zal zeker plaatsvinden. De vraag is: hoe ga je er samen mee om?

Te vaak gaat het mis

Ik hoor je denken: dat valt in de praktijk wel mee; laten we niet naar het negatieve kijken. En inderdaad, vaak gaat samenwerken goed.

Spanning en conflicten

Toch krijg ik als adviseur bij PGOsupport regelmatig de vraag om te adviseren of bemiddelen bij spanningen en conflicten. De emoties zijn dan al hoog opgelopen, mensen zijn beschadigd en soms eindigt het in een breuk. Wat voorbeelden:

Een vrijwilliger doet alles op de fiets en krijgt daarom geen onkostenvergoeding. Andere vrijwilligers declareren naast hun autovergoeding ook andere onkosten. In de wandelgangen blijkt dat er verschillende afspraken zijn. Het wringt en escaleert.
Een vrijwilliger besteedt 30 uur per week aan de cliëntenorganisatie. Ineens mag zij geen uitnodigingen meer versturen en geen contact meer leggen met de leden. Privacy, zegt men. Onbegrip overheerst.
Het bestuurslid, onbezoldigd, doet ook de boekhouding. Omdat enkele andere bestuursleden dit zo’n vervelende klus vinden, wordt besloten om het bestuurslid een uurtarief te betalen. Dat geeft scheve ogen in het bestuur. De ALV moet er nu over beslissen. De standpunten verharden.
2 bestuursleden willen van de vereniging een stichting maken. De overige bestuursleden willen dat niet. De mailtjes over en weer gaan van kwaad tot erger.
Keuzes worden gemaakt vanuit goede intenties maar pakken soms totaal verkeerd uit. Met veel narigheid als gevolg.

Voorkomen of genezen?

Niet alle narigheid kun je voorkomen. Samenwerken vraagt investeren in elkaar. Net als in de liefde. Dat betekent luisteren, je eigen belang opzijzetten, doorvragen wat de ander bedoelt en wil, rekening houden met wensen, talenten, allergieën. Het betekent ook je eigen belangen en wensen verwoorden.

Samenwerken vraagt investeren in elkaar

Randvoorwaarden goed geregeld

Het geeft vrijheid als de randvoorwaarden goed geregeld zijn. Als de basis helder is vastgelegd:

Vrijwilligerscontracten met praktische afspraken over rechten en plichten. Zoals onkostenvergoeding, scholing en het onderschrijven van de organisatievisie. Maar ook de behoeften van de vrijwilliger en hoe de organisatie daarop wil aansluiten.
Afspraken over verantwoordelijkheden en bevoegdheden, activiteiten en taken. En de grenzen daarvan.
Informatie over en naleven van de regels van de belastingdienst.
De AVG waarin je regelt wat wel en niet mag en hoe je omgaat met privacygevoelige gegevens.
Een gedragscode waarin duidelijke regels staat wat ontoelaatbaar gedrag is.
Een klachtenreglement waarin omschreven staat hoe de organisatie omgaat met klachten en wat de procedure is om een klacht in te dienen.
Afspraken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor goed bestuur en toezicht.

Pais en vree? Pak je moment!

Afspraken maken is spannend. Dan kunnen tegenstellingen op tafel komen. En zeker bij een prille relatie is dat moeilijk. Je wilt je van je beste kant laten zien en zoekt naar de overeenkomsten en niet naar de verschillen. Terwijl dit juist het moment is: nu alles nog pais en vree is, is het gemakkelijker om je uit te spreken dan wanneer de verhouding gespannen is.

Het belangrijk om al aan het begin van een (vrijwilligers)relatie goede afspraken te maken.

Hoe dan ook is het belangrijk aan het begin van een (vrijwilligers)relatie goede afspraken te maken. Te zorgen dat iedereen zich uit kan spreken, samen de afspraken te bepalen en vast te leggen. En haal de afspraken periodiek weer uit de la en bespreek of ze nog voldoen.

Doodvermoeiend? Wij helpen je

Word je al moe als je dit leest, maar wil je het wel goed regelen binnen je organisatie?

PGOsupport helpt je met feitenkennis en formats. En we kunnen je verwijzen naar gespecialiseerde partners die het werk van patiëntenorganisaties kennen, en hun diensten tegen een aantrekkelijk tarief aanbieden. Dus bel of e-mail gerust. Voorkom die vechtscheiding.