Ga naar de hoofdcontent Pijl naar beneden icoon
Jolanda van Dijk

Jolanda van Dijk

adviseur organisatieontwikkeling

Overspannen van vrijwilligerswerk?! Dacht het niet!

Wanneer stop je en wanneer ga je door met belastend vrijwilligerswerk. Want om het leuk te houden is het niet nodig om steeds meer op de schouders te nemen. Je moet juist dingen laten vallen. “Akkoord, maar hoe dan?” werd mij gevraagd.

Daar heb ik een tijd over lopen broeden en het antwoord kwam in een gesprek met een overbelaste secretaris. Zijn collega’s zijn fijn, het werk is belangrijk en hij wil actief blijven. Maar niet op de oude, ziekmakende manier. De werkwijze van geen keuzes maken. “Er zijn grenzen”, benadrukt hij, “en dit is er één.”

Duidelijk. En hoe gaat hij het aanpakken? Dat is nog mistig.

Op deze kleurige illustratie (collage van geverfd papier en inkt) zie je een man en een vrouw. Ze dragen trouwkleding. Zij heeft gele bloemetjes op haar witte sluier en jurk.  Ieder draagt een goudkleurige halsband om de hals. Deze halsbanden worden met elkaar verbonden door een goudkleurige schakelketting. Uit elke halsband steekt een sleutel. Hij biedt haar een gouden ring aan. Zij steekt hem haar gestrekte vinger toe. Ze zeggen in één woord: JA. Links van hem vliegt een witte vogel, een duif? En rechts van haar klingelt een gouden klok.  Op zijn arm en hoofd lezen we: Burn-out vereniging. Op haar mouw staat: Bestuurslid. Over de illustratie is een sticker met de tekst vervolg geplakt
Illustratie: Leontine Hoogeweegen, www.tienstekenlab.nl

Lijstje

Het uitgelezen moment om je te bezinnen op drukke bezigheden is tijdens, of direct na, een periode van grote drukte. Om te ontdekken in welke valkuilen je stapt.

Hoe doe je dat? Om te beginnen maak je een lijstje van de activiteiten waar je energie van krijgt en een lijstje waar je van leegloopt. Heel simpel: wat geeft voldoening en wat is zwaar?

Is het lijstje voor dit moment volledig? Dan is het tijd om te onderzoeken hoe je meer plek kunt inruimen voor het positieve lijstje en minder plek voor het vervelende lijstje. Simpel toch.

Het gezicht van de secretaris wordt uitdrukkingsloos als ik vertel over het maken van de lijstjes.

Schuldgevoel

Het gezicht van de secretaris wordt uitdrukkingsloos als ik vertel over het maken van de lijstjes. Ik wacht.

“Ja maar, als ik het niet meer doe, belast ik mijn collega’s en die hebben het ook al zo druk.”

Zijn schouders zakken naar voren. Hier was hij al bang voor.

Niemand anders

Het lijstje van de secretaris is klip en klaar. Energie krijgt hij van het begeleiden van vrijwilligers en het organiseren van congressen. Daar kan hij zijn creativiteit en organisatietalent in kwijt. Maar notuleren en het regelen van de formele kant van de organisatie vindt hij ronduit vervelend. “Maar ja, dat hoort er natuurlijk gewoon bij.” Als ik hem vraag waarom hij dan in hemelsnaam secretaris is zegt hij: “er was niemand die het wilde doen.”

Het blijkt dat de organisatie een hoog ambitieniveau heeft, zelden ‘nee’ zegt en het werk met een handjevol mensen doet.

Het hele team zit tegen de grens aan en houdt elkaar in een ongezonde greep.

Gezamenlijkheid

Mijn overtuiging is dat een gezamenlijk probleem ook gezamenlijk moet worden opgelost. De secretaris schiet niets op met een cursus ‘agendabeheer’ of mindfulness. Het hele team zit tegen de grens aan en houdt elkaar in een ongezonde greep.

De secretaris vraagt: Hoe maak ik dit de anderen duidelijk? Waarop ik reageer met: Door hen te zeggen:

  • Ik wil persoonlijk kijken hoe ik efficiënter kan werken maar…
  • Mijn taken vind ik niet prettig; ik zou liever andere werkzaamheden doen.
  • Wij als organisatie, als team, maken geen keuzes omdat we alles belangrijk vinden.
  • Daardoor hebben we structureel te veel werk en werken we ons over de kop.
  • Als wij als team zo door blijven gaan, lost efficiënter werken of herverdeling van portefeuilles niets op.
  • We hebben een gezamenlijk probleem en dat moeten we gezamenlijk oplossen.

We spreken af dat hij mij zal uitnodigen voor het begeleiden van het vervolggesprek in zijn bestuur. Tenminste, als het bestuur ook inziet dat het zo niet langer gaat en ze hun werkwijze moeten veranderen. Daar werk ik graag aan mee.

Wil jij ook veranderingen aanbrengen binnen jouw team?  Je organisatie daarbij helpen staat bij mij op het energie-gevende lijstje. Dus kom maar op.

Lees ook mijn blog: Overspannen van vrijwilligerswerk