Ga naar de hoofdcontent Pijl naar beneden icoon
Jolanda van Dijk

Jolanda van Dijk

adviseur organisatieontwikkeling

Zat jij daar ook zo ongemakkelijk?

Op het moment dat hij naast mij gaat zitten voel ik me krimpen. Uitgebreid neemt hij de tijd om zich te installeren, grapjes makend met de voor hem bekende aanwezigen, zichzelf koffie en water inschenkend. Dat hij een half uur te laat is en de anderen al in gesprek zijn hindert hem daarbij niet. Ik ken hem niet. Hij en zijn twee collega’s zijn van een andere organisatie en mij onbekend.

De uitnodiging van deze bijeenkomst heb ik zonder verder nadenken geaccepteerd vanuit het idee: “ik zie het wel, het is vast belangrijk als mijn collega dit vraagt.”

Collage van rood en geel papier op een wit vlak. Details in zwarte inkt. Je ziet vier mensen aan tafel zitten. Rechts: drie gele, kleine figuren met rode wangen. Links: Eén grote rode figuur, vrij enthousiast kijkend, met groot gezicht en rond groot lichaam, die nauwelijks op zijn stoel past. Zijn rode arm over tafel. Deze rode figuur draagt een piepend apparaat in zijn achterzak. Er staat bij: AGENDA. Hj vraagt de gele figuren: ‘Dus, we doen het?’ Twee gele figuren houden hun agenda's in hun hand onder tafel. De één kijkt geschrokken naar de rode figuur, de ander misprijzend. De derde gele figuur valt bijna achterover van zijn/haar stoel en zit op een agenda.
Illustratie: Leontine Hoogeweegen, www.tienstekenlab.nl

Braaf

Aan het eind van de middag vis ik bij mijn collega, zo neutraal mogelijk: “wat vond jij van de bespreking?” Ze schat me in: open kaart spelen of niet? Ook zij voelde zich oncomfortabel. Maar mooi dat we dat niet hebben laten merken. “We zijn immers professioneel, dus ik heb me over dat ongemak heen gezet.”

Waarom doen we dat: aanschuiven aan een vergadertafel zonder dat we precies weten wat er verwacht wordt? Zonder dat we weten wat we gaan doen? Wat maakt dat we ons schikken als een brave Hendrik? 

Waarom doen we dat: aanschuiven aan een vergadertafel zonder dat we precies weten wat er verwacht wordt?

Mijnenveld

Samenwerking, zeker met meerdere partijen, is niet vanzelfsprekend. Vaak ben je al op weg zonder dat de eerste stap goed is bepaald. Dat hoeft geen enkel probleem te zijn wanneer je als gesprekspartners aan elkaar gewaagd bent. Je begeeft je echter in een mijnenveld als de andere partij dominanter is.

Vermijdingsgedrag

Ook ik weet, uit de boekjes en de praktijk, dat ik aan het begin van een gesprek helder moet krijgen wat we gaan bespreken, wat de aanleiding is, op welk resultaat we koersen en wat ieders belangen zijn. En toch, met al deze kennis en voldoende mondigheid, vind ik mezelf terug als mens die de confrontatie vermijdt.

Lef

Hoe uit zo’n situatie te komen? Terugschakelen! Je eigen gevoel serieus nemen en het ongemak herkennen is een eerste stap. En dan het lef hebben om met de gesprekspartner een nieuwe poging te wagen. Om antwoorden te krijgen op je vragen, om agenda’s open op tafel te krijgen.

Hoe uit zo’n situatie te komen? Terugschakelen!

En lukt dat niet, het lef hebben om de samenwerking vlot te beëindigen. Dat scheelt een hoop frustratie. Want, doorgaan op de ingeslagen weg gaat problemen opleveren. En zaken waar met een boog omheen gelopen wordt, komen ergens in het traject als een boemerang terug en blijven last geven. En zijn er redenen om toch aan te blijven haken, dan weet je wat je te wachten staat.

Voornemen

In mijn voorbeeld heb ik het lef gehad om mijn ongemak te delen met mijn collega’s. Gezamenlijk hebben we besproken wat onze volgende stap wordt om een constructieve werkwijze mogelijk te maken. Ik neem me voor om in het volgende gesprek met de externen, me niet klein te maken maar door te vragen en me uit te spreken. Geen garantie, maar wel een goed voornemen.

Heb jij nog goede tips voor dit soort situaties? Ik hoor ze graag!