Ga naar de hoofdcontent Pijl naar beneden icoon
Gevolgen coronamaatregelen voor onze dienstverlening
Jolanda van Dijk

Jolanda van Dijk

adviseur organisatieontwikkeling

Zucht: weer geen besluit genomen!

Het onderwerp staat nu voor de vierde keer op de agenda. De wens is om een goed besluit te nemen, maar na weer een uitgebreide discussie constateert de voorzitter dat het onmogelijk is. De meningen liggen te ver uit elkaar.

Herhalingen

Als je tot een besluit wilt komen is het voor iedereen vervelend dat een onderwerp doorgeschoven wordt. Dat lost niets op. Integendeel, vergaderingen worden herhalingen van woorden die de voortgang van de werkzaamheden blokkeren.

Een andere vergader- en overlegcultuur is nodig. Besluiten nemen moeilijk? Welnee. Je moet alleen weten hoe.

Je ziet een vergadertafel met daaromheen 3 mensen die er uitgeblust bijzitten. Ook zie je een man en een vrouw tegenover elkaar staan met 2 tekstballonnen ertussen. Beiden duwen ze tegen hun eigen tekstballon en zo ook tegen elkaar. Ze zijn in een woordenstrijd gewikkeld.

Ritueel van nutteloze woorden

Als adviseur begeleid ik veel groepen. En ik merk het direct als er een repeterende discussie start. De deelnemers die niet betrokken zijn in de discussie gaan schuiven op hun stoel, pakken hun mobiel erbij, gaan naar de wc. Ze haken af. Ze wachten tot het voorbij is: het ritueel van herhalende woorden.

Wanneer je telkens zo moet vergaderen is de lol er snel af. Je komt namelijk geen steek verder en dat frustreert. En je krijgt weerzin tegen weer zo’n vergadering.

Doorbreek het ritueel

Wat enorm kan helpen is ingrijpen. Als je merkt dat er weer in kringetjes rondgepraat wordt kun je dit hardop opmerken. Of bijvoorbeeld aan je collega’s, als die hun riedel af willen draaien, vragen dit niet te doen. Maak duidelijk dat het je tegenstaat, dat het voor jou de lol wegneemt. En eventueel aangeven dat er iets anders nodig is om verder te komen. Misschien meer feiten, of eerst uitpluizen waar het verschil én de overeenkomsten zitten. Alles is beter dan een herhaling van zetten. Ingrijpen met als doel het doorbreken van het ritueel.

Onderhandelen

Een goed besluit is een groepsbeslissing waar iedereen mee uit de voeten kan. Iemand verantwoordelijk maken binnen de groep voor dit proces is een belangrijke eerste stap. Degene die verantwoordelijk is gemaakt leidt het gesprek. Hoe werkt dat?

  • Formuleer duidelijk en concreet waarover het besluit moet gaan.
  • Inventariseer de verschillende voorstellen die tot een besluit leiden.
  • Herhaal de voorstellen.
  • Stem per voorstel: is iemand voor of tegen.
  • Het idee met de meeste stemmen wordt uitgewerkt: beargumenteer en luister naar elkaar, geen discussie.
  • Laat iedereen zich opnieuw uitspreken over dit mogelijke besluit.

Na het aflopen van deze stappen is het meestal zo dat een of twee mensen zich niet volledig kunnen vinden in wat de groep wil. Vraag hen: Wat heb je nodig om mee te kunnen gaan met de meerderheid? Als groep probeer je hieraan tegemoet te komen, direct of met een tegenvoorstel. Om zo al onderhandelend te komen tot een acceptabel besluit voor iedereen.

Tot slot vat je het besluit en de onderhandelde voorwaarden samen en leg je het vast in de besluitenlijst. Het besluit is genomen. Op naar de volgende.

Leer besluiten nemen in elke vergadering

Tijd is kostbaar. Vergaderen geen hobby. Dwing jezelf om samen met je collega’s elke vergadering besluiten te nemen. Acceptabele besluiten. Waar jullie allemaal achter staan. En kunnen uitvoeren.

Wil je dit ook? Hak die knoop door en bel/mail me. Help ik jullie de weg te vinden in het nemen van besluiten.

Wil je ook leren om besluiten te nemen in elke vergadering?

Jolanda van Dijk helpt je graag bij het leren knopen doorhakken.

Neem contact op met Jolanda