Ga naar de hoofdcontent Pijl naar beneden icoon

Online bijeenkomsten wat en hoe?

Er komen veel vragen bij PGOsupport over online bijeenkomsten. Vooral over geschikte toepassingen en platforms. We gingen op onderzoek uit en verzamelden ervaringen van patiëntenorganisaties.

Door het coronavirus zijn fysieke bijeenkomsten niet mogelijk. Terwijl de behoefte aan contact met leden, vrijwilligers en donateurs juist nu misschien wel groter is. Veel activiteiten moeten bovendien gewoon doorgaan. Denk aan de algemene ledenvergadering (ALV), lotgenotencontact, projectoverleg… hoe organiseer je dat online? Welke toepassing kun je het beste gebruiken?

Ervaringen gebundeld

PGOsupport dook in de materie en sprak 3 inmiddels ervaren organisaties: Vereniging OOG in OOG, Stichting Gilles de la Tourette en Borstkankervereniging Nederland (BVN). In dit artikel zetten we algemene informatie en de belangrijkste ervaringen bij elkaar. Met vervolgartikelen gaan we in op de ervaringen per organisatie. Ook delen we onze eigen ervaring met online (cursus)bijeenkomsten.

Soorten online bijeenkomsten

Wat is een online bijeenkomst? Strikt genomen is dat elk contact met meer dan 2 personen tegelijk via een digitaal apparaat: smartphone, tablet of PC. Een ontmoeting van velen met 1 of meer sprekers op afstand via een live audio- en videoverbinding.

De interactie kan verschillen. Bij een webinar of livestream heb je 1 of meer sprekers die vooral informeren vanaf 1 kant. Er is beperkte interactie met de deelnemers via bijvoorbeeld chat.

Meer interactie is er bij een online vergadering of cursus, waarbij deelnemers vanaf hun eigen locatie via de laptopcamera en -microfoon eveneens live in beeld mee kunnen discussiëren. Ook zijn er mogelijkheden om documenten, afbeeldingen en video’s met elkaar in beeld te delen.

Waarom?

Voordat je op zoek gaat naar een toepassing of platform voor je bijeenkomst, is het verstandig te bepalen wat je wilt bereiken. Wil je alleen informeren? Of stuur je ook op interactie? Wil je een stemming uitbrengen, discussiëren? Het doel bepaalt mede de keuze van de toepassing.

Wie?

Vervolgens: wie wil je bereiken? Alleen huidige leden en donateurs? Of ook de potentiële? Wordt het dus een open of een besloten bijeenkomst? De Algemene Ledenvergadering is natuurlijk besloten. Maar een algemene informatiebijeenkomst kan heel goed open zijn. Zo organiseerde BVN een webinar doelbewust via het open Facebook Live vanwege het enorme bereik. Extra middelen zijn zelfs ingezet om dat bereik te vergroten.

Hoe?

Als je weet wat en wie je wilt bereiken, kun je nadenken over het hoe. Welk middel kies je en hoe organiseer je het? Er zijn veel online vergader- en webinartoepassingen. We zetten de bekendste op een rij.

Facebook Livestream

Facebook biedt prima functies om te livestreamen en de conversatie met je publiek op gang te brengen. Je liveopname blijft bewaard en er is interactie mogelijk via chat.

Voordelen

Zeer open, groot bereik, bij velen bekend, toegankelijk, laagdrempelig, gratis

Nadelen

Beperkte interactie (alleen chat), deelnemers hebben een account nodig.

Microsoft Teams

Teams is de professionele online vergadertoepassing binnen het Microsoft Office-pakket. Het biedt videobellen tot maximaal 250 deelnemers tegelijk. Interactie verloopt via chat en de beeldspraakverbinding. Je kunt een opname maken van de meeting.

Microsoft biedt vanwege de coronacrisis Teams iedereen tijdelijk 6 maanden gratis aan. Teams zit in het gratis Office-pakket voor patiënten- en cliëntenorganisaties omdat zij nonprofits zijn. PGOsupport kan je doorverwijzen voor hulp bij de aanvraag en installatie.

Voordelen

Gebruiksvriendelijk, professioneel, schermen en toepassingen delen, opname meeting, besloten.

Nadelen

Bij ons niet bekend.

Zoom

Veruit de populairste toepassing voor online bijeenkomsten is momenteel Zoom. Dit biedt audio en video van hoge kwaliteit. Met de gratis versie kun je 40 minuten videobellen met maximaal 100 deelnemers. Alleen de organisator heeft een gratis account nodig.

Wil je langer vergaderen en met meer mensen (tot 1.000)? Dan variëren de prijzen van €13,99 tot € 18,99 per maand. Zoom stond in kwaad daglicht vanwege privacy- en beveiligingsissues, maar die zouden zijn opgelost.

Voordelen

Goede kwaliteit beeld en geluid, gebruiksvriendelijk, scherm delen, opname meeting, deelnemers geen account nodig.

Nadelen

Privacy en beveiliging vragen om de juiste instellingen, betaalde versie beter beveiligd.

Wordt vervolgd

Meer tips en ervaringen over online bijeenkomsten lees je in de vervolgartikelen: interviews met Vereniging OOG in OOG, Stichting Gilles de la Tourette en Borstkankervereniging Nederland. Aangevuld met onze eigen ervaring met online leren.

Cursus lotgenotencontact via beeldbellen

PGOsupport organiseert de cursus lotgenotencontact via beeldbellen. Een cursus over beeldbellen, natuurlijk via... beeldbellen. Beide cursusdata zijn inmiddels volgeboekt. Had je willen deelnemen? Vul dan het formulier in. Bij voldoende belangstelling plannen we nieuwe data.

Meer over online bijeenkomsten

Dit is deel 1 uit de serie artikelen over online bijeenkomsten.
Lees ook:

Meer weten over online bijeenkomsten?

Heb je nog vragen over het organiseren van online bijeenkomsten? Neem contact op met Jolanda van Dijk.