Een onvervangbaar bestuurslid vervangen in 8 stappen

24 november 2022

Ze zitten er meestal al jaren. Soms wel 10 of zelfs 20 jaar. Kanjers van bestuursleden die eigenlijk allang wilden stoppen. Maar dat lukt niet. Ze weten en doen vaak bijna alles. Wie wil dat overnemen? Een onvervangbaar bestuurslid vervangen in 8 stappen.

Deel deze pagina:

Aan alle goeds komt een keer een eind. Tenminste, als het goed is. Want een bestuurstermijn moet een keer stoppen. Maar vaak lukt dat niet, omdat er geen opvolger te vinden is. Dat is tenminste de gedachte. Maar klopt die wel?

Joke Zephat, voormalig trainer bij PGOsupport, meent van niet. Zij hielp een patiëntenorganisatie aan goede vervanging voor de voorzitter. De vorige voorzitter was 13 jaar in functie. Hij werkte gemiddeld 40 uur per week voor de organisatie. Daarmee had deze voorzitter zich behoorlijk onvervangbaar gemaakt. Hoe ga je daarmee om? Volg deze 8 stappen voor het vervangen van onvervangbare bestuursleden.

1 - Maak duidelijk dat je écht stopt

Wil je stoppen als bestuurslid, spreek dan als eerste hardop uit te spreken dat je dit ook echt wil gaan doen. Zonder die dwingende uitspraak is er nog geen echte noodzaak om vervanging te regelen. Met het risico dat het maar doorkabbelt en je als bestuurder blijft zitten.

2 - Splits de taken

Terug naar de langjarige voorzitter. Die deed alles, was heel betrokken en iedereen was blij met zijn onvermoeibare inzet. Tegelijkertijd is dat een valkuil. Want de andere bestuursleden zaten erbij en keken ernaar. Onbedoeld hing de rest achterover. En voor zo’n groot takenpakket vind je geen vervanger. Wie wil daar nou aan? Dus: splits de taken in behapbare delen.

3 - Bepaal waar bestuursleden blij van worden

Vervolgens bepaal je van welke taken de overige bestuursleden blij worden. Wat vinden ze echt leuk om te doen? Dan blijft er een takenpakket over voor zowel vrijwilligers als het nieuwe bestuurslid.

4 - Stel een goed profiel op

Als het takenpakket voor het nieuwe bestuurslid duidelijk is, stel je een goed profiel op. Met niet alleen de taken, maar ook de kennis, houding en vaardigheden die erbij horen. Bij de bewuste organisatie hadden zich eerder al 8 kandidaten gemeld na een ‘kale’ oproep. Toen ze het inmiddels opgestelde profiel kregen, bedankten er meteen een aantal voor de eer. Jammer? Niet echt. Beter nu ontdekken dat het niet past, dan na aanstelling.

5 - Werving vanuit vrijwilliger

Bepaal vervolgens wat je kandidaten te bieden hebt. Mensen willen niet meedoen omdat het moet, maar omdat ze er blij van worden. Speel daarop in bij de werving. Geef een positieve boodschap af. Dus geen noodkreet van een zinkend schip dat zonder bestuurder niet verder kan. Misschien helpt dat intern. Maar niemand van buiten stapt graag in een zinkend schip. Je bent gewoon een toffe organisatie die mooie resultaten behaalt, waar het fijn en gezellig is om voor en met elkaar samen te werken. Als je het huidige bestuurslid interviewt over zijn of haar drijfveren, dan kun je daar de mooie woorden uit halen voor de werving. Dat spreekt aan. Die taken, dat snappen mensen wel. Maar wat leveren die taken iemand persoonlijk op? Stap in de schoenen van een kandidaat-bestuurslid.

6 - Maak een kandidaat eerst aspirant

‘The proof of the pudding is in the eating’, is de uitdrukking. Oftewel, alleen in de praktijk weet je wat het betekent om bestuurslid te zijn. Maak een kandidaat aspirant-bestuurslid om eerst een tijdje mee te draaien en te ontdekken of het echt past. Dat werkt aan beide kanten.

7 - Werk nieuwe mensen in

Vaak moeten nieuwe bestuursleden maar op de rijdende trein springen. Dat is bijna niet te doen. Met een aspirant-functie voorkom je dat al voor een deel. Maak het compleet met een goede inwerkperiode. Bij voorkeur in nauwe samenwerking met het scheidende bestuurslid. Die dan vooral moet leren loslaten: accepteer dat de nieuwkomer dingen anders doet.

8 - Evalueer jaarlijks het hele bestuur

Neem elk jaar met elkaar de tijd om terug te kijken, successen te vieren en knelpunten te benoemen. Bespreek bovendien of elk bestuurslid:

nog doet waar die blij van wordt
taken kwijt wil, in het belang van de eigen taken
vindt dat hij of zij onvervangbaar geworden is

Zo voorkom je dat een bestuurslid te veel doet, te veel individuele kennis opbouwt en daarmee onvervangbaar wordt.

Bonustip: vreemde ogen dwingen

Blijft het lastig om vervanging van een bestuurslid te organiseren? Vraag een buitenstaander om mee te denken. Vreemde ogen hebben een frisse blik en kunnen dwingen. Je kunt daarvoor prima bij PGOsupport aankloppen.