De juiste bestuurder in de juiste rol
27 november 2023Bestuursleden zijn gemotiveerde, hardwerkende mensen. Ze willen veel en pakken graag alles aan. Maar daardoor lopen ze elkaar of hun directeur nogal eens voor de voeten. Maak daarom heldere afspraken over rollen en verantwoordelijkheden die passen bij het type bestuur en organisatie.
Deel deze pagina:
Stel je voor: een middelgrote patiëntenorganisatie. Met een directeur en enkele betaalde krachten, onder wie een deskundige communicatieadviseur. Een welbespraakt bestuurslid begint met veel flair bijeenkomsten te leiden. De communicatieadviseur voelt zich gepasseerd: ‘dat was toch mijn verantwoordelijkheid?’ En de directeur? Die vindt het moeilijk om in te grijpen. Want, ja, het is al lastig om bestuursleden te vinden. En het is een goede spreker, laten we eerlijk zijn.
Mismatch en onduidelijkheid
We zien het regelmatig misgaan tussen bestuursleden en de directeur of coördinator. Ook bestuursleden onderling ruziën wel over verantwoordelijkheden en rollen. Hoe komt dat? We zien 2 oorzaken voor die strubbelingen. Ten eerste: een mismatch tussen type bestuur en type organisatie. Ten tweede: onduidelijkheid in functiebeschrijvingen, wat ruimte geeft voor eigen invulling van de verantwoordelijkheid.
3 typen besturen
Laten we eerst eens kijken naar de besturen zelf. Grofweg zijn er 3 typen besturen.
- Uitvoerend bestuur. Dit bestuur past bij een kleinere organisatie zonder bureau, soms met een uitbestede backoffice. Bestuursleden maken de plannen inclusief begroting, en ze voeren de activiteiten ook zelf uit, samen met vrijwilligers.
- Beleidsbepalend bestuur. Dit type bestuur hoort bij een organisatie met een of meer betaalde krachten. De medewerkers maken de beleidsstukken en sturen de vrijwilligers aan. Het bestuur bepaalt de beleidskaders en strategie, en keurt de plannen van het bureau.
- Toezichthoudend bestuur. Dit type bestuur past bij de grotere organisaties. Het bestuur schetst de strategische lijnen voor de langere termijn. De directeur of manager bepaalt het beleid binnen die strategie. Het bestuur stemt vooraf in met het beleid en keurt achteraf.
Het gaat mis wanneer type bestuur en organisatie niet op elkaar aansluiten. En bijvoorbeeld mensen in een toezichthoudend bestuur zich bemoeien met uitvoerende taken. Hoe goed bedoeld ook, het zorgt voor onduidelijkheid, scheve gezichten en inefficiëntie. Zoals in het voorbeeld hierboven. De bestuurder neemt onnodig veel hooi op z’n vork. En de taakverantwoordelijke voelt zich gepasseerd.
Het gaat mis wanneer type bestuur en organisatie niet op elkaar aansluiten.
Het eerste advies is daarom: organiseer het type bestuur dat bij je organisatie past en houd je aan bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden. Voorwaarde is dat die rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Ook daar gaat het wel mis.
Maak rollen helder
De alarmbellen rinkelen bij organisaties met bijvoorbeeld een ‘bestuur op afstand’ of een ‘betrokken bestuur’. Wat betekent dat? Maak het helder. Ook vage termen in functieomschrijvingen geven ruimte voor eigen invulling. Als niet duidelijk is wat er van je verwacht wordt als bestuurslid zoek je zelf een invulling. Dat is logisch. En dan kan het gebeuren dat bijvoorbeeld een toezichthoudend bestuurslid het lotgenotencontact gaat leiden. Dat is niet handig.
Het kan wel, maar dat moet met een andere pet op. Zodat je je niet als bestuurder met het lotgenotencontact bemoeit. Bedenk dat het wisselen van petten lastig is. Vooral omdat de andere vrijwilligers je als bestuurslid blijven zien. Houd je daarom in een toezichthoudend en beleidsbepalend bestuur beter bij je rol van niet-uitvoerend bestuurder.
Voorkom strubbelingen
Met het juiste type bestuur voor je organisatie en heldere communicatie over bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden voorkom je problemen. Wil je weten welk type bestuur bij jouw organisatie past? Of hoe je bestuursverantwoordelijkheden helder krijgt? Neem contact op met Marloes Biegel of Betsie van Dort, adviseurs vrijwilligersmanagement. Ze adviseren je graag.
