Betere achterbanraadpleging? Ontwijk deze 5 valkuilen

15 augustus 2022

Of je nu een onderzoek, peiling, uitvraag, dialoog of enquête houdt, het valt allemaal onder achterbanraadpleging. We beschrijven 5 veelvoorkomende valkuilen én hoe jij kunt zorgen dat je er niet in valt. Zodat je nog meer uit je raadpleging haalt.

Deel deze pagina:

1. Uitgaan van je eigen kennis en voorkeuren

Het gaat vaak vanzelf: bij het benaderen van mensen neem je jezelf als uitgangspunt. Maar lijken alle mensen uit jouw achterban wel zo veel op jou en op elkaar? Je hebt hoe dan ook te maken met mensen met verschillende voorkennis, opleidingsniveau, (digitale) vaardigheid, hoeveelheid energie, culturen en interesses. Wees je hiervan bewust en denk buiten je eigen bubbel. Sta erbij stil aan wie je je vragen stelt en hóé je ze stelt. Liefst samen met een paar anderen uit je organisatie.

Tip: maak een lijstje

Het helpt om een lijstje te maken:

Wie wil ik bereiken?
Welke kenmerken of eigenschappen hebben deze mensen?
Welke kanalen gebruiken mensen?

De kans is groot dat je niet één manier vindt die passend is voor iedereen die je wilt bereiken. Dat hoeft ook niet. Gebruik verschillende kanalen en manieren die elk passen bij een deel van je doelgroep, zodat je uiteindelijk zo veel mogelijk mensen in staat stelt om inbreng te geven.

2. Overbodige vragen stellen – alomvattend willen zijn

“Nu we toch bezig zijn… kunnen we ook nog wel dit vragen! En dit, en dat.” En voor je het weet heb je een ellenlange vragenlijst of interview. Die weliswaar interessante informatie oplevert, maar waar je niets mee kunt of hoeft. Hou jezelf scherp: welke vragen heb je nodig om het doel van je achterbanraadpleging te bereiken? Trap niet in de valkuil om veel meer te vragen. Wees kritisch, en check per vraag of het écht nodig is om hem te stellen.

Tip: waarom minder vragen soms meer oplevert

In de blog Waarom minder vragen soms meer oplevert geeft adviseur Eva Vroonland praktische tips, plus een handig trucje om het doel van je uitvraag goed scherp te krijgen.

3. Van het middel, het doel maken

Als je een raadpleging gaat houden, ben je druk met het bedenken van goede vragen. En bedenken hoe je mensen uit gaat nodigen om mee te doen. In de drukte van het moment sla je een belangrijke stap makkelijk over: vooruit denken.
Want: wat ga je doen als je de resultaten binnen hebt, wat zijn de volgende stappen? Neem dat mee als je de raadpleging voorbereidt. Je raadpleging is niet het doel van waar je mee bezig bent.

Tip: bedenk vooraf wat je met de resultaten doet

Bedenk vooraf:

hoe je de resultaten gaat uitwerken
wat je gaat doen met de uitkomsten
hoe je terugkoppelt aan de deelnemers.

Zo zorg je dat je van het middel - het ophalen bij de achterban - niet het doel maakt. Want het eigenlijke werk begint natuurlijk als de raadpleging gedaan is.

4. Je resultaten niet gebruiken (als het je niet uitkomt)

"Oja, onze resultaten!” Het klinkt misschien als een open deur, maar niets doen met wat wordt opgehaald komt vaker voor dan je denkt. Waarom? Misschien zijn de opgehaalde behoeften niet wat je ervan verwachtte, je weet niet wat je ermee moet, de gegevens zeggen je te weinig. Of je vergeet om het erbij te pakken als je eenmaal bezig bent met je nieuwe meerjarenbeleidsplan, of… zonde!

Tip: deel je resultaten breed en pak ze erbij als je nieuwe plannen maakt

Er is tijd in gestopt. Niet alleen door je organisatie, maar ook door de mensen die hebben meegedaan. Er zijn verwachtingen gewekt. Is het tijd voor jullie nieuwe beleidsplannen of speerpunten? Pak de meest recente raadpleging erbij en gebruik wat je hebt opgehaald. Het helpt als je de conclusies van de raadpleging deelt met actieve vrijwilligers en het bestuur. Zo kun je elkaar scherp houden op het gebruiken van de bevindingen.

5. Na één keer stoppen

In contact staan met je achterban is niet eenmalig. Het is een terugkerend onderdeel van je bedrijfsvoering. Als je van betekenis wilt zijn dan zorg je dat je blijvend op de hoogte bent van wat er leeft. Liever check je behoeften te vaak dan te weinig. Zo voorkom je dat je de plank misslaat omdat je ervan uitgaat dat de resultaten van 3 jaar geleden nu nog relevant zijn.

Tip: liever regelmatig klein in contact dan eenmalig groots en meeslepend

Stel je maar eens voor dat je 3 jaar geleden uitvraag deed over wachttijden in de zorg. Door corona en de huidige personeelstekorten zal dat inmiddels echt anders zijn. Ook behoeften en meningen over digitaal contact zijn nu anders dan een paar jaar geleden.
Kortom: het is veel beter om blijvend in contact te zijn. Bij voorkeur vaker klein en laagdrempelig, in plaats van eenmalig groots en meeslepend.

PGOsupport helpt je graag verder

Wil jij ook beter in contact staan met je achterban? En kun je daar advies bij gebruiken? Neem contact op met onze adviseurs. Caroline Donner en Marloes Biegel helpen je verder met grote en kleine vragen.
Of volg (kosteloos en vrijblijvend) onze online module Verantwoord omgaan met de resultaten uit je achterbanraadpleging. Hierin leer je in 30-45 minuten hoe je de resultaten uit een achterbanraadpleging verwerkt.