Ga naar de hoofdcontent Pijl naar beneden icoon

Bijeenkomst? Oplossingen voor 1,5 meter-dilemma’s

Wat betekent de 1,5 meter-richtlijn voor de activiteiten van jouw organisatie? Wat kun je al wel doen en wat beter (nog) niet? Onder leiding van Jolanda van Dijk wisselden vrijwilligerscoördinatoren en bestuurders in 4 online sessies tips en ervaringen uit.

We delen graag de inzichten uit deze waardevolle gesprekken.

Trek je eigen plan

Kunnen we bij elkaar komen of niet? Doen we dat dan weer fysiek of toch digitaal? En hoe? Al snel werd in de sessies duidelijk dat deelnemers verschillende antwoorden op deze vragen hebben. Sommigen hebben besloten om pas vanaf 2021 activiteiten op te zetten, anderen zijn alweer begonnen. Iedereen maakt daarin zijn eigen afwegingen. Dat is goed - want elke situatie, elke organisatie en ieder mens is anders. Kijk wat bij jouw organisatie past en doe wat goed voelt. Blijf in ieder geval op de hoogte van de laatste overheidsinformatie en neem de regels in acht.

Duidelijk is in ieder geval dat de coronatijd maakt dat organisaties scherper nadenken over de vorm van op te zetten activiteiten. Ze oriënteren zich op (nieuwe) mogelijkheden. En die zijn er genoeg! Bestaande ontmoetingen worden omgebouwd naar digitaal contact en er worden nieuwe activiteiten ontplooid. De behoefte aan contact blijft immers.

Tip:

Ontmoetingen op locatie

Kies je ervoor om een bijeenkomst op locatie te organiseren? Begin in ieder geval met een klein groepje leden, zonder introducés. En benadruk de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor ieders veiligheid!

Tips:

  • Of het nu een grote of kleine plek is: controleer (vooraf) de locatie en stel vast hoe zij de corona-richtlijnen hanteren. Maak vervolgens je eigen afweging: passen die richtlijnen bij jouw organisatie en activiteit? En zo niet: pas de richtlijnen aan voor jouw bijeenkomst met het RIVM-advies in je achterhoofd.
  • Zorg dat ook de begeleiders van de bijeenkomst weten wat de richtlijnen zijn en hoe zij deze moeten hanteren. Geef opdracht de richtlijnen na te leven en eventueel mensen aan te spreken die zich er niet aan houden. Laat hen meedenken in hoe ver de dienstverlening gaat. Op dit moment kan nu eenmaal niet alles meer.
  • Organiseer het ‘bewegen’ tijdens de pauzes. Laat grote groepen in fases de plek verlaten, zodat er geen opstoppingen ontstaan bij bijvoorbeeld toiletten en koffie.
  • Denk ook aan de details. Ergens ter plekke voor inschrijven? Maak de pen schoon of gebruik de eigen pen. Koffie schenken? Maak telkens de kan schoon of laat het door één persoon verzorgen. Koekje? Bied alleen ingepakte koekjes aan of laat mensen zelf iets meenemen.
  • Bepaal of je van alle aanwezigen de contactgegevens wilt noteren, zodat bij een besmetting iedereen gewaarschuwd kan worden. Communiceer vooraf helder dat je dit doet en met welk doel.

Online ontmoetingen

Door corona hebben we extra snel leren omgaan met digitale kanalen. Maar net als bij fysieke bijeenkomsten, kunnen ook bij een online ontmoeting hindernissen ontstaan. Een inlog die niet werkt. Een omgeving waar niemand anders is. Of een verbinding die steeds wordt verbroken. Wanhoop niet! Zie het als een file of een trein met vertraging op weg naar de bestemming: deze dingen gebeuren.

Opvallend genoeg blijken digitale bijeenkomsten ook nieuwe mensen te trekken. Mensen die een activiteit normaal gesproken te tijdrovend vinden, omdat het bijvoorbeeld te ver weg is. Dat biedt kansen!

Tips:

  • Zorg dat tijdens je online bijeenkomst iemand bereikbaar is voor technische hulp en ondersteuning. Zéker bij grote bijeenkomsten als een online congres of vrijwilligersdag.
  • Deel ruim op tijd instructies met de deelnemers. Laat ze bijvoorbeeld minimaal 5 minuten voor aanvang inloggen en een koptelefoon of oortjes met microfoon gebruiken. Ook een rustige achtergrond, weinig omgevingsgeluid en goed licht zijn wenselijk.
  • Vraag deelnemers met weinig tot geen ervaring met online ontmoeten om eerder te komen. Zo kun je ze rustig laten zien en ervaren hoe alles werkt. Dat verstoort de daadwerkelijke bijeenkomst later minder.
  • Start de online bijeenkomst met het doornemen van de spelregels.
    Bijvoorbeeld:
    • Microfoons uit wanneer je niet spreekt
    • Handje opsteken als je het woord wilt
    • Spreek af of chatten tijdens de bijeenkomst is toegestaan
    • Leg uit wat te doen bij technische problemen
    • Plan de pauze(s) en eindtijd
  • Urenlang beeldbellen is vermoeiend. Las na elk uur een korte pauze in.
  • Maak de bijeenkomst levendig. Maak bijvoorbeeld gebruik van:
    • Mentimeter of Kahoot. Interactief stemmen, reageren op stellingen, het maken van woordwolken. Dit kan trouwens ook bij fysieke bijeenkomsten.
    • Zogenaamde ‘breakout-rooms’, om een groep te verdelen in kleine groepjes. Kan zowel in Zoom als in Microsoft Teams.
  • Deel presentaties op je scherm.
  • Neem van te voren filmpjes op met (achtergrond)informatie. Deze kunnen vooraf toegezonden en bekeken worden, of in de online bijeenkomst zelf. Een filmpje opnemen kan bij PGOsupport!
  • Organiseer een webinar (met vragenronde)
  • Zet eens een livestream in (ook dit kan via PGOsupport worden georganiseerd).

PGOsupport heeft de afgelopen maanden veel ervaring opgedaan met het organiseren van interactie in onze online cursussen. Die ervaring is toepasbaar bij alle online bijeenkomsten waar interactie gewenst is. Bekijk onze 5 tips voor interactie in online bijeenkomsten.

Contact houden met vrijwilligers

Voor het opstarten en uitvoeren van activiteiten zijn vrijwilligers hard nodig! Onderhoud daarom ook op afstand goed contact met ze.

Tips:

  • Organiseer een (online) gesprek waarin vrijwilligers dilemma’s, zorgen en/of enthousiasme kunnen delen. Deel daar ook dilemma’s van de organisatie en laat vrijwilligers meedenken. Dit kan zowel inhoudelijk als procesmatig mooie dingen opleveren en tegelijkertijd helpen de digitale drempel te verlagen.
  • Bellen… je zou bijna vergeten dat ook dat kan!
  • Stuur eens een kaart of aardigheidje. Een geschenk met een verhaal is altijd bijzonder.
  • Richt een (online) spreekuur in. Ook voor leden interessant!

Tot slot

Ook Jolanda zelf ontdekte dat digitaal ontmoeten kansen biedt. Deelnemers aan de online sessies gaven aan dat ze voor een fysieke bijeenkomst om ervaringen uit te wisselen, niet gekomen zouden zijn. Maar digitaal scheelt reistijd en dus konden we veel waardevolle informatie ophalen uit deze 4 online sessies, waarvoor dank!

Wil jij ook tips en ervaringen uitwisselen met collega’s van (patiënten)organisaties? Over ‘het nieuwe normaal’ of een ander thema?

Neem contact op met Jolanda van Dijk en we kijken of we dat kunnen organiseren!

Stuur Jolanda een e-mail